De l’intérêt de suivre ses factures clients

Suivre ses factures clients est primordial pour une entreprise. D’autant plus quand on sait que la trésorerie est très souvent la première source de financement pour une entreprise, qu’une insuffisance de trésorerie peut conduire à sa disparition.

Etablir des prévisions de trésorerie

Il est nécessaire, pour la bonne gestion de l’entreprise, de pouvoir anticiper le solde de la trésorerie.

En fonction des prévisions d’encaissements sur une période donnée (le mois par exemple), la personne en charge de suivre la trésorerie pourra anticiper la situation à venir et prendre la décision la plus appropriée :

Demander à un fournisseur s’il est possible de décaler le paiement d’une échéance

Se tourner vers son banquier afin d’obtenir un découvert, une facilité de caisse…

Accélérer l’entrée de cash en ayant recours à la mobilisation des créances clients (affacturage notamment)

Accélérer l’entrée de cash

En suivant le portefeuille de factures, la balance âgée (tableau excel, logiciel de facturation…), la personne en charge de suivre les créances clients aura rapidement une vision claire et précise des échéances à venir ou dépassées. Ainsi, elle pourra surveiller l’arrivée du paiement ou à défaut, relancer immédiatement un client pour lui rappeler qu’il doit payer la marchandise reçue, la prestation réalisée.

Pour les factures en retard (dont l’échéance est dépassée), il convient de mettre en place une procédure de relance adaptée à l’entreprise, prévoyant les actions à réaliser selon un calendrier déterminé.

Entretenir la relation commerciale

La relation commerciale ne cesse pas avec la livraison de la commande ou la réalisation de la prestation.

Un appel dès lors que le client n’a pas payé à la date convenue et la relation « humaine et commerciale » est maintenue. C’est notamment l’occasion :

D’appréhendez rapidement les raisons qui pourraient s’opposer à un paiement. S’il s’agit par exemple de difficultés financières, l’objectif sera de convenir avec le client d’une solution permettant aux deux parties de ne pas être perdantes et de débloquer le paiement (qui peut alors se faire en plusieurs fois), de ne pas détériorer la relation commerciale.

De satisfaire votre client. La prise en compte et la résolution rapide d’un litige donnera au client le sentiment d’avoir été écouté, que sa demande a été prise en considération.

Réduire les risques d’impayés, de défaillance client

Une analyse des délais de paiement permet de déterminer quel est le comportement de paiement des clients.

Ainsi, pour les clients qui payent trop souvent en retard, il sera intéressant de les contacter pour comprendre les raisons de ces retards et trouver un arrangement qui fera changer leurs habitudes (accorder un escompte pour paiement anticipé, revoir son délai de paiement).

Si les retards récurrents sont dus à des tensions de trésorerie, il faudra mettre en place des actions afin d’éviter un impayé (demander une garantie, paiement de tout ou partie avant livraison…)

Un client qui, au contraire, paye toujours dans les délais convenus et qui subitement est en retard doit attirer l’attention. Cela pourra être symptomatique d’une insuffisance de trésorerie. Il faudra alors le contacter pour identifier les raisons cette défaillance et agir rapidement si le risque d’impayé est avéré.

Réduire le risque d’impayé est nécessaire. Plus le temps passe, plus les chances d’être payé diminuent.

Véhiculer une image positive de son entreprise

Livrer le client conformément à ce qui était prévu, réaliser une belle prestation va satisfaire le client et embellir l’image de l’entreprise.

Mais ce n’est pas suffisant. Il ne faut pas négliger toutes les autres tâches (administratives, comptables….).

Suivre son poste client véhicule une image d’organisation et de rigueur, ce qui rassurera vos partenaires (financiers notamment).

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Si vous ne voulez ou ne pouvez pas suivre vous-même vos factures clients, contactez-moi au 07-82-93-82-40 ou via contact@qcm-finance.com.